Sổ kế toán của hộ kinh doanh năm 2026 theo Thông tư 152/2025/TT-BTC: mẫu sổ đi theo phương pháp nộp thuế

Bộ sổ phụ thuộc vào cách hộ nộp thuế

Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, và bộ sổ cần dùng phụ thuộc vào việc hộ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN), hay đang nộp thuế theo phương pháp nào. Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư 152/2025/TT-BTC có hiệu lực thi hành (khoản 1, khoản 2 Điều 8).

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S1a-HKD. Theo Điều 4, sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ làm căn cứ kê khai, xác định hộ có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế hay không; doanh thu có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ.

Hộ nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu sử dụng chứng từ kế toán là hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ để xác định và kê khai doanh thu, cùng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S2a-HKD (Điều 5). Sổ này được mở để ghi doanh thu theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN; trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế GTGT, thuế TNCN thì hộ dùng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế phải nộp với cơ quan thuế.

Hộ nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế sử dụng bốn sổ: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD), Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD), Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD) và Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD) (Điều 6). Chứng từ kế toán của nhóm này gồm hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ khi mua của người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, và các chứng từ khác làm căn cứ xác định doanh thu, thu nhập tính thuế. Thông tư dùng chữ “phải mở” đối với sổ chi tiết tiền để theo dõi thu, chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng và tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Ngoài các nhóm trên, hộ có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác như thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất thì sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác theo Mẫu số S3a-HKD (Điều 7).

Tổ chức ghi sổ và lưu trữ

Về tổ chức ghi sổ, người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự ghi chép, hoặc bố trí người làm kế toán, hoặc thuê dịch vụ làm kế toán. Người đại diện có thể bố trí cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của mình làm kế toán, hoặc bố trí người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản kiêm nhiệm làm kế toán (Điều 2). Tài liệu kế toán được lưu trên phương tiện điện tử hoặc bản giấy, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm, riêng hóa đơn thực hiện theo pháp luật về thuế (khoản 1, khoản 2 Điều 3). Hộ có thể mở thêm sổ hoặc sửa biểu mẫu cho phù hợp, nhưng sổ vẫn phải ghi rõ tên sổ, ngày lập sổ, họ tên và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện (khoản 3 Điều 3). Trường hợp hộ dùng hóa đơn điện tử và được hệ thống của cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế phải nộp, hộ vẫn dùng các mẫu sổ để theo dõi, đối chiếu với số thuế theo thông báo của cơ quan thuế (khoản 4 Điều 3).

Điểm nên rà trước khi khóa sổ năm 2026

Bộ sổ đang dùng cần tương ứng với phương pháp nộp thuế thực tế của hộ. Sổ doanh thu có thể tách theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % hoặc cùng thuế suất. Sổ chi tiết tiền đã theo dõi tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn, và có thể theo dõi riêng từng ngân hàng. Sổ tự thiết kế đã có tên sổ, ngày lập, họ tên và chữ ký của người đại diện.

Việc áp dụng cụ thể phụ thuộc tình hình từng hộ; bài viết chỉ nêu khung quy định để tham khảo. Nếu cần rà soát theo hồ sơ cụ thể, có thể nhắn riêng cho SAVA Finlab.

Nội dung thông tin mang tính tham khảo; thực hiện theo quy định pháp luật.